在空運過程中，經常會接到客戶由于貨物發生延誤或遺失而向貨運代理提起的索賠要求，索賠事宜不能得以及時妥善處理將嚴重影響與客戶的關系，甚至失去客戶，但在處理過程中，貨運代理的利益往往與客戶的利益或要求相矛盾的，解決矛盾就成處理索賠的關鍵。
因此，首先應該明確那些索賠是貨運代理的受理范圍內。
按照《華沙公約》和《海牙議定書》規定，由IATA統一制訂并印在航空運單的運輸契約第二十條指出，運單中指明的收獲人遇到下列情況時必須在規定的時間內向承運人作出書面投訴，超過規定期限未作出書面投訴，即被視為是自動放棄了應享有的權利。
1.第十三條(3) 規定：“如果承運人承認貨物已經遺失或貨物在應該到達的日期七天后尚未到達，收貨人有權向承運人行使運輸合同所賦予的權利。
2.第二十六條(1)規定：“除非有相反的證據，如果收件人在收受貨物時沒有異議，就被認為行李或貨物已經完好地交付，并和運輸憑證相符。”(2)規定：“如果有損壞情況，收件人應按在發現損壞后，立即向承運人提起異議，最遲應在貨物收到后七天提出，如果有延誤，最遲應該在貨物交由收件人支配之日起十四天內提出異議。
3.第十二條(4)及十三條規定：“收貨人一旦接受航空運單并提取貨物后，托運人對貨物的處置權即告終止，”此時只能由收貨人行使向承運人投訴，提出索賠的要求的權利;“但是如果收貨人拒絕接受貨運單或貨物，或無法同收貨人聯系，托運人就恢復他對貨物的處置權。”即只有在此種情況下托運人才能有權向承運提出投訴與索賠。而目前貨運代理所遇到的通常都是收貨人提取貨物后再由托運人向貨運代理轉達的口頭或書面投訴，在這種情況下，貨運代理應當拒絕受理，以免最終解決不了實際問題，反而延誤了規定的索賠期限。這一點很重要。
